Các bước thiết kế bài giảng điện tử trên PowerPoint

1. Khởi động chương trình PowerPoint, định dạng và tạo File mới
- Khởi động PowerPoint: Chọn Start\Program\Microsoft PowerPoint, hoặc có thể vào nhấp vào biểu tượng trên thanh Office bar hoặc trên màn hình Windows.

- Tiến hành định dạng trang trình diễn: Một slide được được chia làm 3 vùng ứng với 3 phần: phần tiêu đề, phần thân và phần ghi chú. Việc định dạng được tiến hành như sau:

- Chọn lệnh View\Master\Slide Master, hộp thoại Master Slide View sẽ xuất hiện.

- Phần tiêu đề của Slide nằm ở khung to edit Master title Style. Định dạng chung cho tất cả các tiêu đề của các slide bao gồm chọn kiểu chữ, cỡ chữ, khung viền, kích cỡ, màu sắc của khung tiêu đề.

- Phần thân của slide nằm ở khung to edit Master text Styles, định dạng chung cho tất cả phần thân của các slide bao gồm chọn kiểu chữ, cỡ chữ, khung viền, kích cỡ, màu sắc của khung.

- Phần ghi chú nằm ở khung Footer area dùng để đưa nội dung phần cuối trang vào các slide, tức là chọn khung Footer area, chọn kiểu chữ, cỡ chữ ở hộp thoại Font trên thanh Formating, sau đó nhập nội dung cần thiết.

Lưu file mới: Chọn File\Save (Ctrl + S) hoặc vào biểu tượng Save trên thanh công cụ.

2. Nhập nội dung văn bản, đồ hoạ cho từng Slide

- Trước tiên cần dự kiến số slide và nội dung cụ thể cho từng Slide. Có rất nhiều cách khác nhau để nhập nội dung văn bản vào slide. Cách thuận lợi có được từ thanh Menu Drawing cuối màn hình, nhấn trỏ chuột vào ô hình chữ nhật. Sau đó, vẽ ô ở màn hình và đặt trỏ chuột vào trong ô, nhấp phím chuột phải, chọn mục Add text để nhập ký tự.

- Hiệu chỉnh định dạng ký tự: vào Format\Font, xuất hiện hộp thoại Font. Trong hộp thoại Font, có các mục chọn sau: Font (chọn các loại Font chữ), Font Style (dạng chữ), Size (cỡ chữ), Color (màu chữ), Under line (gạch dưới), Shadow (tạo bóng mờ), Emboss (chữ nổi), SuperScript (chữ ở chỉ số trên), SubScript (chữ ở chỉ số dưới). Những định dạng chữ ở trên có thể dùng phím nóng hoặc dùng biểu tượng trên thanh công cụ Formatting.

- Tạo Bullets & Numbering (định dạng đầu dòng): chọn Format\Bullets and Numbering, hộp thoại Bullets and Numbering xuất hiện, chọn dạng cần thiết trong các ô mẫu, chọn màu trong khung Color, chọn kích cỡ trong khung Size. Để chọn các Bullets, kích vào Customize hoặc Picture.

- Canh đầu dòng (Alignment): chọn Format\Alignment làm xuất hiện các lựa chon: Align left (Ctrl + L) (canh đều trái), Center (Ctrl + E) (canh giữa), Align Right (Ctrl + R) (canh đều phải), Justify (Ctrl + J) (canh đều hai bên).

- Thay đổi khoảng cách giữa các dòng (Line Spacing): chọn Format\Line Spacing, xuất hiện hộp thoại Line Spacing, có các khung hiệu chỉnh sau: Line Spacing (khoảng cách giữa các dòng), Before paragraph (khoảng cách phía trên đoạn văn bản), After paragraph (khoảng cách phía dưới đoạn văn bản).

- Sử dụng thanh công cụ Drawing để thực hiện đồ hoạ. Nếu thanh Drawing chưa xuất hiện, vào trình đơn View\Toolbar\Drawing để làm xuất hiện công cụ đồ hoạ. Cũng có thể sử dụng các hình mẫu trong AutoShapes.

3. Chọn dạng màu nền phần trình diễn
Chọn mẫu Template (mẫu màu nền): Chọn Format\Slide Designs, xuất hiện hộp thoại Apply a Designs Template, chọn các mẫu màu nền thích hợp.

- Chọn màu cho Template: Chọn Format\Slide Color Schemes, xuất hiện hộp thoại Apply a Color Schemes, chọn màu thích hợp. Nếu muốn chọn các màu khác vào nút Change Color để mở bảng màu tự chọn. Sau khi chọn màu xong, vào nút Apply để đổi màu cho các slide hiện hành, hoặc vào nút Apply to All để đổi màu cho tất cả các slide trong tập tin.

- Chọn màu nền cho Template: Vào Format\Background, xuất hiện hộp thoại Background, trong hộp thoại này có hai lựa chọn More Colors và Fill Effeets.

4. Chèn hình ảnh, đồ họa, âm thanh, video clip vào Slide
Chèn ảnh ClipArt: Chọn Insert\Picture\ClipArt, xuất hiện cửa sổ ClipArt, chọn hình ảnh muốn chèn.

- Chèn tập tin ảnh: Chọn Insert\Picture\From File, xuất hiện cửa sổ From File, trong cửa sổ này muốn chèn hình ảnh ở thư mục nào thì mở thư mục đó ra, chọn các File ảnh thích hợp (có dạng *.bmp, *.jpg, *.tif, *.emf, *.wmf).

- Chèn sơ đồ tổ chức (Organization Chart): Chọn Insert\Picture\Organization Chart, chọn các mẫu sơ đồ thích hợp.

- Chèn phim ảnh và âm thanh: Chọn Insert\Movie and Sound\... trong trình đơn này có các mục sau:

+ Movie from Gallery: chèn phim từ thư viện của chương trình Microsoft Office. Drag chuột vào phim muốn chèn từ thư viện phim vào slide cần chèn.

+ Movie from File: chèn tập tin dạng *.avi tự chọn.

+ Sound from Gallery: chèn âm thanh từ thư viện của chương trình Microsoft Office.

+ Sound from File: chèn tập tin âm thanh tự chọn.

+ Play CD Audio Track: chèn âm thanh từ đĩa Audio CD (phải đưa đĩa vào ổ đĩa CD-ROM).

+ Record Sound: ghi âm.

5. Sử dụng các hiệu ứng trong PowerPoint để hoàn thiện nội dung và hình thức của một bài giảng
- Xác lập hiệu ứng động cho đói tượng: chọn đối tượng cần thiết lập hiệu ứng, sau đó chọn Slide Show\Custom Animation (right tại đối tượng và chọn Custom Animation). Trong cửa sổ Custom Animation, chọn trong hộp Add Effects một Effects nào đó thích hợp, sau đó chọn cách biểu thị kỹ xảo, chọn cách biểu thị từng chữ hay từng câu trong phần Introduce text.

- Muốn thay đổi thứ tự xuất hiện của đối tượng nào, chọn đối tượng đó và vào nút Move để thay đổi vị trí thứ tự.

- Thiết lập thời gian bắt đầu thực hiện: sau khi đã sắp đặt đúng vị trí thứ tự, chọn từng đối tượng và thiết lập thời gian bắt đầu thực hiện hiệu ứng bên khung Start Animation, có hai chọn lựa:

+ On Mouse: khi chuột tại vị trí bất kỳ trên màn hình, hiệu ứng sẽ bắt đầu được thực hiện. Đối với một bài giảng điện tử nên chọn chế độ này để chủ động được trong quá trình thực hiện tiết dạy.

+ Automaticaly: tự động thực hiện hiệu ứng sau thời gian ấn định (sau hiệu ứng trước). Nếu thời gian bằng 00:00 thì hiệu ứng sẽ thực hiện ngay sau khi hiệu ứng trước thực hiện xong.

+ Định thời gian trình diễn: Chọn Menu Slide Show\Slide Transition, xuất hiện hộp thoại Slide Transition, định thời gian vào ô seconds, nhấn vào nút Apply nếu định thời gian cho Slide đó, và nhấn nút Apply All để định thời gian cho tất cả các Slide.

6. Thực hiện liên kết giữa các Slide, các File, chương trình
- Để thực hiện liên kết, ta chèn các nút điều khiển bằng cách: chọn Slide Show\Action Buttons (hoặc có thể vào AutoShapes\Action Buttons), sau đó chọn loại button, và drag trên màn hình để tạo button. Sau khi tạo button xong, xuất hiện cửa sổ Action Setting để thiết lập công dụng cho button.

- Trong Action Setting, có hai bảng lựa chọn để thiết lập biến cố.

- Mouse (biến cố chuột): nhấn chuột trên đối tượng thì lệnh sẽ được thực hiện.

- Mouse Over (đưa trỏ chuột đến): chỉ cần đưa trỏ chuột đến đối tượng để thực hiện lệnh.

- Trong khung Action on (mouse over), có các lệnh sau:

+ Hyperlink to (liên kết đến): mở khung liên kết để lựa chọn lệnh Next Slide (đến trang sau), Previous Slide (về trang trước), First Slide (về trang đầu), Last Slide (đến trang cuối), End Show (kết thúc trình diễn), Slide... (liên kết đến một Slide bất kỳ), Other PowerPoint Presentation (liên kết đến một File PowerPoint khác), Other File... (liên kết với một File của bất kỳ chương trình nào khác).

+ Run Program (chạy chương tình khác): nhập đường dẫn và tên tập tin chạy chương trình, hoặc nút Browse để tìm chọn tập tin.

+ Object Action (tùy chọn các loại đối tượng nào mà sẽ có các lệnh khác nhau).

+ Play Sound (âm thanh): mở khung để chọn loại âm thanh.

+ Đối với một bài giảng, vấn đề liên kết giữa các Slide là rất cần thiết. Khi tiến hành liên kết đến các slide cần chú ý trở về lại trang mà đã được liên kết nới nó, tránh hiện tượng xuất hiện các trang liên kết nhầm lẫn khi tiến hành giảng dạy trên lớp.

7. Chạy thử chương trình và sửa chữa
- Sau khi hoàn tất việc thiết kế, chọn nút Slide Show nằm ở phía trái trên thanh công cụ, phía trên màn hình để trình diễn tài liệu đã thiết kế. Kiểm tra lại hình ảnh, việc liên kết giữa các Slide,...

8. Đóng gói tập tin
- Khi chạy tập tin PowerPoint dạng .ppt hay .pps thì trong MT đều phải có sẵn Microsoft PowerPoint. Khi đóng gói tập tin, chương trình sẽ tự động chép thêm các tập tin hệ thống giúp cho việc trình diễn ở bất kỳ máy nào mà không cần phải cài Microsoft PowerPoint vào máy đó.
9. Hiệu ứng chuyển trang
Hiệu ứng hoạt hình (Animation Effect) còn gọi là hiệu ứng động. Những hiệu ứng động chỉ có hiệu lực khi chuyển từ slide này sang slide khác trong quá trình trình diễn
Cách 1: Trên thanh menu, chọn Slide Show  Slide Transition
Click
Cách 2: Trên khung tác vụ Getting Started, chọn Slide Transition
Click
Cách 3: Trong vùng làm việc, click phải chuột, chọn Slide Transition
Click
Xuất hiện khung tác vụ Slide Transition
Không có hiệu ứng chuyển trang
Khung tác vụ Slide Transition, trong phần Apply to selected slides, chọn các tuỳ chọn
Các kiểu tuỳ chọn hiệu ứng chuyển trang
Hiệu chỉnh tốc độ chuyển trang
Chọn âm thanh khi chuyển trang
Chuyển đến trang tiếp theo khi click chuột
Tự động chuyển trang tiếp theo sau khoảng thời gian qui định
Điều chỉnh khoảng thời gian tự động chuyển trang (phút và giây)
Cập nhật thông tin chỉ cho Slide thứ nhất
Cập nhật thông tin cho tất cả Slide
Trong Modify transition, mục Speed
Tốc độ nhanh
Tốc độ chậm
Tốc độ trung bình
Trong Modify transition, mục Sound
Không có âm thanh
Tắt âm thanh của slide trước
Các tuỳ chọn âm thanh